Política de uso de e-mail
Índice
OBJETIVO
Garantir a imagem pública do Hospital de Doenças Tropicais por meio adequado do recurso de e-mail. Quando um e-mail é enviado de um endereço “isgsaude.org” o público em geral tende a interpretar a mensagem como uma declaração oficial da empresa.
APLICAÇÃO
Este documento se aplica a todos os colaboradores do Hospital de Doenças Tropicais.
REFERÊNCIAS
DEFINIÇÃO
HDT – Hospital de Doenças Tropicais ISG – Instituto Sócrates Guanaes E-mail – Transmissão eletrônica de informações por meio de protocolos de correio tais como SMTP – Simple Mail Transfer Protocol; POP – Post Office Protocol IMAP – Internet Message Access Protocol.
DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
Uso Proibido: O sistema de e-mails do HDT não deve ser usado para criação ou distribuição de qualquer mensagem ofensiva, incluindo comentários pejorativos sobre etnia, gênero, cor do cabelo, necessidades especiais, idade, orientação sexual, pornografia, crenças e práticas religiosas, crenças políticas ou nacionalidade. Profissionais que receberem qualquer e-mail com este conteúdo, enviados por profissionais do HDT, devem reportar o evento à coordenação de recursos humanos (RH) e coordenação de tecnologia da informação imediatamente. O sistema de e-mail não deve ser utilizado para fins particulares em acordo com a “Política de Segurança da Informação” do HDT. O envio de e-mail corrente não é permitido. O envio de e-mails em massa com endereços externos só deve ser feito com anuência da diretoria Administrativa / Financeira. Não é permitido o envio de mensagens com informações sensíveis a públicos não autorizados, em qualquer hipótese. Incluem-se neste item mensagens cujo conteúdo original tem por objeto processo interno e que a partir de determinado momento adiciona-se como destinatário um cliente ou fornecedor. Esta situação não é permitida ainda que o assunto se refira aos mesmos, devendo a informação relevante ser tratada em mensagem distinta. Também não é permitido o envio de mensagens de desligamento de funcionários. Este procedimento poderá ser realizado, caso necessário, pelo gestor responsável apenas para comunicar o desligamento após definição criteriosa do público-alvo da mensagem.
Assinatura de e-mail: A assinatura profissional do e-mail deve seguir o padrão normatizado pela Gerência Administrativa, conforme ROT-TI-002 rotina de configuração e utilização de e-mail. No rodapé de todos os e-mails enviados é inserida automaticamente uma mensagem de confidenciabilidade (Anexo 1). Portanto, não devem ser incluídas outras mensagens nos rodapés (como por exemplo, “campanhas ecológicas”). Exceções devem ser encaminhadas para avaliação e aprovação da Diretoria Administrativa / Financeira.
Assinatura padrão básica: Fonte: Arial (Negrito apenas para o Nome Sobrenome) e Tamanho: 11
Nome Sobrenome Função Hospital de Doenças Tropicais Tel.: 55 62 XXXX-XXXX Cel.: opcional
Conta de e-mail para não colaboradores: Não é permitida a criação de contas de e-mail para “não colaboradores” (fornecedores e subcontratados) do HDT, somente com autorização da Diretoria Administrativa / Financeira.
Monitoramento: O e-mail corporativo deve ser utilizado exclusivamente para a finalidade de desenvolvimento da atividade profissional do colaborador, nesta empresa, e a sua utilização adequada será regularmente monitorada pelo HDT.
Consequências do mau uso: Qualquer profissional que violar essa política está sujeito às sanções administrativas e contratuais cabíveis.
ANEXOS
Anexo 1 - Mensagem de confidencialidade de e-mail "Esta mensagem pode conter informação confidencial restrita ao Hospital de Doenças Tropicais. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não poderá usar, copiar ou divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação baseada nessas informações. Se você recebeu esta mensagem por engano, favor avisar imediatamente o remetente, respondendo o e-mail e, em seguida, apague-o. Agradecemos sua cooperação."
CRÉDITOS
| CRÉDITOS | |
|---|---|
| Elaborado por | Marcio Belmonte - 20/12/2012 |
| Revisado por | Diana Guimarães - 19/05/2015 |
| Aprovação final | Anamaria Arruda - 2014 |
"Este documento pode conter propriedade intelectual ou informação confidencial restrita ao Instituto Socrates Guanaes ou a afiliados. Qualquer uso das informações contidas neste documento, para uso externo à instituição, deve ser feito somente mediante autorização formal da direção da unidade ou do ISG. Ninguém esta autorizado a copiar ou divulgar as informações nos documentos aqui contidos ou tomar qualquer ação baseada nessas informações. Agradecemos sua cooperação."
